Документы для ликвидации общества с ограниченной ответственностью

ООО является наиболее распространенной организационно-правовой формой предприятия. Ее легко открыть и можно быстро начать работу. Финансовые вложения также минимальны. Совсем по-другому состоит ситуация с ликвидацией общества с ограниченной ответственностью. Необходимость в закрытии юридического лица возникает по разным причинам: неэффективность, желание перепродать компанию, банкротство, принудительная ликвидация. Самостоятельное закрытие компании является довольно сложным организационным процессом, требующая времени и составления множества бумаг.

Этапы ликвидации ООО

Процесс самостоятельного закрытия юридического лица состоит из нескольких этапов. Особенно важно уделить внимание документам, ошибки в которых чреваты отказом в ликвидации. Следующую попытку можно предпринять только через несколько месяцев, начав с самого начала, включая оплату пошлины.

Списки официальных бумаг регламентированы законом, так же, как и сроки для каждого этапа процедуры. Основными этапами добровольного закрытия ООО являются:

  1. Окончательное принятие решения участников о закрытии ООО.
  2. Составление и подписание ликвидационного протокола.
  3. Избрание ликвидационной комиссии (ликвидатора).
  4. Размещение информации о закрытии в «Вестнике государственной регистрации».
  5. Оповещение кредиторов.
  6. Выездная налоговая проверка ООО (осуществляется не всегда).
  7. Составление промежуточного ликвидационного баланса.
  8. Составление окончательного баланса закрываемого общества.
  9. Сдача собранных бумаг в налоговую инспекцию.
  10. Получения свидетельства о ликвидации.

Необходимые документы

Сначала для ликвидации ООО потребуется составить Решение общего собрания участников или одного участника о ликвидации общества. Также необходимо Решение о формировании ликвидационной комиссии. Чаще всего оба Решения объединяют в один.

Кроме того, необходимо иметь все первоначальные уставные документы общества, свидетельства о постановке на учет, выписку ОГРН, Устав в действующей редакции.

Вторым документом является «Уведомление о ликвидации», имеющим стандартную форму Р15001. Уведомление сдается в налоговую инспекцию в трехдневный срок с момента принятия решения о закрытии ООО.

Уведомление о создании комиссии заполняется по форме Р15002.

Какие документы требует налоговая?

Сначала в налоговый орган подаются заполненные уведомления о ликвидации ООО и назначении ликвидационной комиссии, прикладывается проток о ликвидации. Кроме того, желательно сдать промежуточный ликвидационный баланс (форма Р15003).

Чтобы завершить процедуру, согласно законодательству, налоговому органу необходимо предоставить:

  • заявление (форма Р16001);

  • квитанцию об оплате госпошлины;
  • окончательный баланс закрываемого предприятия;
  • подтверждение передачи данных в ПФР.

Что делать с документами после ликвидации ООО?

После ликвидации общества  с ограниченной ответственностью всю документацию необходимо рассортировать по значимости. Часть бумаг подлежит уничтожению, другие необходимо сдать на хранение в архив.

Документы для нотариуса

Некоторые бумаги, сдаваемые в налоговую инспекцию должен заверить нотариус. Ими являются:

  • уведомление (форма Р15001);
  • заявление (форма Р16001).

Нотариус заверяет подпись заявителя, удостоверяет законность его права. Кроме документов, необходимых для последующего представления в налоговую инспекцию, перед визитом к нотариусу необходимо подготовить все уставные документы юридического лица. Также понадобятся паспорта всех лиц, участвующих в ликвидационной комиссии ООО и доверенность на право выполнения всех соответствующих действий от имени компании, если этим занимается не назначенное ранее лицо.

Сообщение в ПФР

С 1 января 2015 года с ООО снята обязанность подавать документы в фонды: Пенсионный, Социального страхования, Медицинского страхования, о начале ликвидационного процесса. До этого существовала необходимость уведомления в трехдневный срок с момента подписания решения о ликвидации. Но практика добровольного извещения не запрещена. Некоторые собственники и руководители хозяйствующих субъектов предпочитают направлять соответствующее письмо в ПФР. Уведомление составляется в свободной форме и оформляется на официальном бланке компании с подписью уполномоченного лица и визирования печатью.

Письмо должно содержать основные реквизиты компании: номер ОГРН, ИНН, страховой номер. Кроме того, указывается номер и дата решения о ликвидации. Если к нему будут приложены дополнительные бумаги, нужно указать их перечень. В начале уведомления нужно указать название и адрес ПФР, куда будет направлено настоящий пакет документов.

Некоторые налоговые органы могут затребовать справку из ПФР о том, что задолженностей по выплатам ООО не имеет и вся необходимая отчетность была сдана. Для ее получения необходимо сделать соответствующий запрос, обратившись лично или заказав через интернет.

Срок хранения документов при ликвидации ООО

Существует несколько категорий документов при ликвидации ООО, срок хранения которых отличается друг от друга.

Требующие постоянного хранения:

  • устав;
  • приказы и журнал их регистрации;
  • структура компании и график работы;
  • бухгалтерские декларации и отчеты;
  • договоры об оказании услуг, осуществления сделок;
  • иные документы, касающиеся дохода и прибыли компании;
  • акты об уничтожении документов.

Требующие длительного хранения (75 лет):

  • приказы о приеме на работу/увольнении сотрудников;
  • личные дела;
  • трудовые договоры;
  • штатное расписание;
  • заработные ведомости;
  • акты о несчастных случаях, травмах, авариях, произошедших на рабочем месте.

В течение аналогичного срока должна храниться историческая справка, содержащая основную информацию о компании, ее деятельности, собственниках и руководителях. В ней фиксируется:

  • дата создания ООО и номера первичных документов для ее оформления;
  • перечень всех учредителей и директоров с указанием времени управления (владения долей компании) и документов об этом (приказы, решения);
  • ссылка на пункты Устава, где обозначены основные виды деятельности ООО, миссия и цели;
  • информация о структуре компании с указанием количества штатных единиц;
  • наличие долгов и кредиторов;
  • номер расчетного банковского счета;
  • данные о сотруднике, отвечающим за ведение документации с указанием номера и даты приказа о его назначении и должностной инструкции.

Требующие временного хранения (до 10 лет):

  • приказы об отпусках и командировках;
  • накладные на приобретенные материалы для нужд компании;
  • акты приема выполненных работ.

Бумаги временного хранения подлежат своевременному уничтожению. Сохранять их следует в течение оговоренного законом срока, прописанного для каждой категории. В архив необходимо сдать только те, по которым не истек срок обязательного хранения. Остальные необходимо уничтожить.

Передача документов в архив

После того как из всех фондов будет получена информация о том, что ООО снято с учета в качестве плательщика налогов и взносов, важные бумаги необходимо передать на хранение в архив. Эта обязанность законодательно закреплена за руководством общества с ограниченной ответственностью. Если юридическое лицо перестает существовать из-за реорганизации (слияние, поглощение, присоединение), тогда документация передается правопреемнику.

Необходимость в сдаче бумаг в архив связана с возможностью возникновения ситуации, когда кредиторам, налоговой службе потребуется получить уточняющую информацию об операциях, проводимых компанией, при возникновении требований различного характера. Не меньшее значение, сохранность документов и возможность получения сведений из них играет для сотрудников. При потери трудовой книжки, возникновении спорных ситуаций при оформлении пенсии.

В зависимости от типа документов существуют разные сроки хранения. Бухгалтерские документы и подтверждающие выплату во внебюджетные фонды хранятся не меньше 5 лет. Подтверждающие оплату налогов – 6 лет. Бумаги, касающиеся банкротства – 10 лет. На ряд документов, связанных с сотрудниками предприятия, срок хранения составляет до 75 лет. Некоторые документы хранятся постоянно.

Для передачи документов в архив необходимо:

  • рассортировать бумаги;
  • выбрать соответствующую организацию и подписать с ней договор.

Подготовкой документов и проведением оценки их значимости занимается ликвидационная комиссия (при добровольной ликвидации компании) или конкурсный управляющий (при банкротстве).

На этапе подготовки, ответственное лицо просматривает все бумаги, относящиеся к деятельности компании, и оценивает степень их важности. Затем они сортируются, подшиваются, все страницы нумеруются, составляется заверительный лист и внутренняя опись. Папки с документами должны быть разделены по группам в зависимости от срока хранения. К каждой группе составляется отдельная опись.

Заключение договора с компанией-архивариусом осуществляется на платной основе. Стоимость должна быть определена во время составления ликвидационного баланса и внесена в соответствующий раздел.

После передачи документов в архив, необходимо составить ликвидационный акт, а ООО исключается из реестра юридических лиц. Передать документы на хранение необходимо после уничтожения печати организации.

Штраф за не сохранность

Сдача документации общества с ограниченной ответственностью в архив предполагает расходы. Стоимость составит 20 тыс. руб. без дополнительной обработки и своевременного уничтожения документов. Поэтому может возникнуть желание их не сдавать. Законом предусмотрены штрафы за невыполнение этой обязанности. Таким образом, ответственное лицо может быть оштрафовано на сумму до 5 тыс. руб., а юридическое до 300 тыс. руб.

Чтобы не прибегать к необходимости ликвидации ООО, необходимо заранее подумать о целесообразности открытия регистрации юридического лица. Если же ситуация сложилась таким образом, что закрытие является единственной возможностью, тогда необходимо внимательно отнестись к организации всего процесса.